Метод Канбан для организации счастливой жизни. Секреты использования от менеджера IT продуктов Юлии Лариной.

Мы сегодня вам расскажем, как с помощью магнитных карточек  можно повысить эффективность,  а также сильно  ускорить выполнение домашних дел.  Канбан – это японский метод планирования. Его придумали очень давно на заводе Тайота. И использовали его для   повышения эффективности промышленного производства. Мы дома, конечно, не строим машины, но эта методология подходит много для чего. Ее широко  используют в IT. А мы  с вами можем использовать для организации повседневных дел. Канбан можно применять к огромному количеству  сфер жизни. Возможно, вы хотите делать больше дел с детьми по дому на выходных или планируете свой день на работе.

В чем суть системы канбан?

Каждая ваша задача – это карточка. Они двигаются по столбцам,  в соответствии  с тем, как построен процесс. Самое простое, что может быть  – это три столбца:

  • Что нужно сделать?
  • Что в процессе?
  • Что  уже сделано?

Для домашних дел лучше всего и использовать эту простую схему.

И теоретически, и на практике канбан доску можно сделать из чего угодно:

  • Можете расчертить листочек и писать ручкой там, потом переносить свои записи;
  • Использовать приложения, самое хорошее это сервис Trello;
  • Можно использовать клеящиеся бумажки.

Но те, кто давно практикует эту методологию говорят, что если есть какая-то  физическая доска, на которой реально можно двигать карточки, это бесценно. Например, если вы работаете в команде, всегда можно собраться у этой доски и поговорить о планах.

Поэтому мы рекомендуем лучше делать физическую доску, если вы пойдете по этой методологии.

Как создать доску:

  • Чтобы сделать доску, не обязательно покупать дорогую уже готовую и к нему магнитные карточки. В качестве поверхности для магнитных карточек может служить любая ровная плоская поверхность дома. Например, это может быть окно, холодильник, дверь шкафа и т.д.
  • Затем нужно приобрести магнитные карточки, лучше всего, чтобы они были не очень большие. И на них уже маркером можете писать ваши задачи. Но чтобы этот маркер был стираемые, специальный для белых досок.

Принципы канбана.

Первое полезное свойство.

Мозг больше 5-7 вещей в себе держит очень плохо. Если вы не будете все это выгружать куда-то, то, либо часть вещей будет теряться, либо  вы будете жить в постоянном стрессе: то вспоминая что-то, то теряя мысль. Когда постоянно крутится в голове «я что-то должна была сделать, но не сделала, потому что  забыла или сделала это не вовремя, поздно», это сильно повышает нервозность. Когда ты доверяешь какому-то процессу, то все становится гораздо легче.

Материальная доска здесь вообще отлично работает, потому что  мозг  видит все карточки, которые никуда не денутся, никто их не уберет. Все будет сделано тогда, когда должно. Точно будете знать, какие есть дела и что с ними делать.

Второе полезное свойство.

Это визуализация процесса, а также того, что список задач конечен. То есть, когда вы все это видите и физически передвигаете  карточки по столбцам, вы видите, что куда-то двигаетесь,  что есть  прогресс. Это отличная мотивация, очень хорошо поддерживает вас.

Третье полезное свойство.

Четкий критерий: сделано дело или нет.  То есть мы сами для себя определяем, что именно является завершением дела, и передвигаем карточку только в этот момент. Это очень  сильно мотивирует доводить дела до конца. Вы не будете бросать их на середине.

Четвертое полезное свойство.

Лимитирование.  Вы на доске пишите ограниченное количество задач, которые должны сделать на день, месяц. Выяснить комфортное количество задач сможете с опытом. Чаще всего в день – не более 6.

Преимущество канбан.

В IT в последнее время появилось очень много методологий  гибкого управления. Многие пытаются внедрять в свою жизнь, например, Скрам, а кто-то использует спринты. Много книг есть по этим направлениям.

Почему Канбан, а не другая методика? В чем преимущество?  Потому что это самая базовая, простая система. Например, если вы столкнулись с какой-то непонятной схемой или процессом, вы можете быстро нарисовать карточки и столбцы, подумать над тем, какие есть стадии этого процесса и мысленно двигать карточки по столбцам.

Процесс визуализирован и он обязательно включает этап планирования. Даже для написания просто карточек в первый столбец, вам надо сесть и  сформировать свои мысли, выгрузить их и записать на карточку.

В отличие от простых ежедневников, благодаря визуализации и лимитированию, этот метод  избавляет нас от стресса и нагрузок. Именно лимит позволяет нам сделать столько, сколько мы успеваем.

В этом видео Юлия Ларина рассказывает о самых существенных отличиях технологии Скрам от системы Канбан, какие есть преимущества и недостатки у каждой.

Какие дела нужно писать на карточках?

  • Рутинные дела, не все подряд, а разумные блоки, например, убраться в детской, вынести мусор, сделать уроки и т.д.
  • Мелкие дела, которые не нужно откладывать надолго. Например, сделать карточки.
  • При этом не нужно делать слишком глобальные  блоки, например,  уборка во всем доме. Потому что это дело растягивается часто  на все выходные, потому что убираетесь сначала в одной, потом в другой комнате и т.д. Так не будет ощущения прогресса, потому что мы не можем долго передвинуть карточку в конец. Поскольку уборка сделана, когда она сделана целиком. Поэтому лучше расписывайте уборку каждой комнаты.
  • Если у вас совместная доска с семьей, детьми, то в карточки нужно уже выписывать то, что понятно и вам, и детям.
  • Также такие доски можно использовать не только для работы, домашних дел, работы с детьми, но и чтобы делать какие-то намеки мужу, парню, например,  писать карточки «Подари жене цветы»,  «Своди в ресторан» и т.д. Соответственно, муж может делать то же самое.
  • Еще на карточках можно писать то, что наполняет вас энергией, радует. По типу дневника радости.

Со временем у вас появятся универсальные карточки, которые будете использовать периодически. Каждый раз передвигая из столбца «Сделано» в столбец «Нужно сделать».

Для продвинутых пользователей можно вводить разные ограничения, например, чтобы  в процессе было не больше 3-4 карточек.

Канбан доска и дети.

Почему визуализация канбан доски лучше всего работает с детьми?

  1. Потому что, когда вы начнете выписывать эти карточки, дети  будут гораздо лучше понимать сколько всего надо сделать.  Кроме того, на карточку можно выписывать дела, которые могут сделать только родители. Чтобы дети понимали, что вообще дел  очень много. Они начинают понимать свой вклад  во все это.
  2. Дети отлично вовлекаются в семейные дела, потому что есть общее рассуждение.  Например,  вы можете утром собираться на кухне, как будто вы команда, обсуждать что надо сделать. Так все будут чувствовать себя участниками  какого-то большого процесса.
  3. Канбан содержит элементы геймификации.  Она работает и на взрослых, но  на детях это проявляется лучше. Они сами себе что-то придумывают, берут себе другого цвета карточки и записывают свои дела. Также передвигают их. Очень увлекаются этим процессом и постоянно бегают передвигать карточки.
  4. Соревнования. Дети начинают соревноваться друг с другом и в конце дня считают карточки, и определяют, кто больше помог родителям, кто что сделал.
  5. Доска также помогает детям научиться не хвататься сразу за несколько дел, не бросать что-то начатое на середине. Это мотивирует их и стимулирует доводить дела до конца.

Видео-советы.

В этом видео Юлия Ларина, менеджер IT продуктов, психолог, рассказывает о том, с чего начать при планировании методом Канбан, какие есть основные правила и как легко начать это делать.

Заключение.

Метод Канбан для организации счастливой жизни отлично подойдет как взрослым, так и детям. Он поможет вам избавиться от стресса, который возникает из-за постоянных мыслей, что вы мало делаете, что-то не успеваете или забываете сделать. Лимит дел на день поможет вам достичь большего успеха, чем работа без отдыха. Ведь успех определяется уровнем счастья, а не количеством денег и достижений. Когда вы начнете жить счастливой жизнью, к вам будет приходить энергия, помогающая достигать целей.  При планировании своих дел, вы должны запомнить, что в состоянии потока за меньшее время можно сделать больше дел, чем за большее время без энергии.

Поделитесь знаниями:

Отметьте, насколько Вам понравилось:
[Всего: 1 Средняя оценка: 5]

А Вы что думаете об этом?